كيفية كتابة مراسلات إدارية

تُعَدُّ المراسلاتُ الإداريةُ وسيلةً حيويةً للتواصلِ داخلَ المؤسساتِ وبينَها، حيثُ تَضمنُ تدفّقَ المعلوماتِ والتعليماتِ بشكلٍ رسميٍ وفعّال. في هذا الدليلِ الشامل، سنتناولُ كيفيةَ كتابةِ المراسلاتِ الإداريةِ بأسلوبٍ احترافيٍ .​

ما هي المراسلاتُ الإداريةُ وأهميتُها؟

المراسلاتُ الإداريةُ هي الوثائقُ المكتوبةُ التي تُستخدمُ للتواصلِ الرسميِ داخلَ المؤسسةِ أو بينَ المؤسساتِ المختلفة. تُسهمُ هذه المراسلاتُ في توثيقِ القراراتِ، وتوضيحِ السياساتِ، وتنسيقِ الأعمالِ بينَ الأقسامِ، مما يُعززُ من كفاءةِ العملِ ويُحسّنُ من أداءِ المؤسسة.​

أنواعُ المراسلاتِ الإداريةِ

تنقسمُ المراسلاتُ الإداريةُ إلى نوعينِ رئيسيين:

المراسلاتُ الداخليةُ: تتمُ بينَ أقسامِ المؤسسةِ الواحدةِ، مثلَ المذكراتِ الداخليةِ والتقاريرِ الدورية.​

المراسلاتُ الخارجيةُ: تتمُ بينَ المؤسسةِ وجهاتٍ خارجيةٍ، مثلَ الخطاباتِ الرسميةِ إلى العملاءِ أو الشركاءِ أو الجهاتِ الحكومية.​

كيف تكتبُ مراسلةً إداريةً فعّالةً؟

لإعدادِ مراسلةٍ إداريةٍ ناجحةٍ، يجبُ اتباعُ الخطواتِ التالية:

1. تحديدُ الهدفِ منَ المراسلةِ

قبلَ البدءِ في الكتابةِ، حددْ بوضوحٍ الغرضَ منَ المراسلةِ وما ترغبُ في تحقيقِه من خلالها.​

2. معرفةُ الجمهورِ المستهدفِ

افهمْ مَن هوَ المستلمُ وما هيَ توقعاتُه واحتياجاتُه لضمانِ توجيهِ الرسالةِ بشكلٍ مناسبٍ.​

3. تنظيمُ المحتوى

رتبْ أفكارَك بشكلٍ منطقيٍ، وابدأْ بالمقدمةِ التي توضحُ سببَ المراسلةِ، ثمَ التفاصيلِ الداعمةِ، واختمْ بتوصياتٍ أو خطواتٍ تاليةٍ.​

إقرأ أيضا:كيفية شرح حروف المد للأطفال وتدريبات عليها

4. استخدامُ لغةٍ واضحةٍ ومباشرةٍ

استخدمْ كلماتٍ بسيطةً وجملاً قصيرةً لتجنبِ الغموضِ وسوءِ الفهمِ.​

5. مراجعةُ المراسلةِ

بعدَ الانتهاءِ منَ الكتابةِ، قمْ بمراجعةِ المراسلةِ للتأكدِ من خلوِّها منَ الأخطاءِ اللغويةِ والإملائيةِ، وتحققْ من وضوحِ الرسالةِ ودقتها.​

ما هيَ مكوناتُ الرسالةِ الإداريةِ؟

تتضمنُ الرسالةُ الإداريةُ العناصرَ التاليةَ:

الجهةُ المُرسِلةُ: معلوماتُ المؤسسةِ أو الشخصِ الذي يرسلُ الرسالةَ.​

التاريخُ: تاريخُ إرسالِ الرسالةِ.​

الموضوعُ: عنوانٌ يوضحُ محتوى الرسالةِ.​

الجهةُ المُستلِمةُ: معلوماتُ المستلمِ أو القسمِ المعنيِ.​

التحيةُ الافتتاحيةُ: تحيةٌ رسميةٌ تُوجهُ للمستلمِ.​

محتوى الرسالةِ: نصُ الرسالةِ الذي يتضمنُ المعلوماتِ أو الطلباتِ.​

ما الفرقُ بينَ المراسلاتِ الإداريةِ الداخليةِ والخارجيةِ؟

المراسلاتُ الداخليةُ تُستخدمُ للتواصلِ داخلَ المؤسسةِ بينَ الأقسامِ أو الموظفينِ، بينما المراسلاتُ الخارجيةُ تُوجهُ إلى جهاتٍ خارجيةٍ مثلَ العملاءِ أو الشركاءِ أو الجهاتِ الحكوميةِ.​

كيف أضمنُ وضوحَ الرسالةِ الإداريةِ؟

لضمانِ الوضوحِ، استخدمْ لغةً بسيطةً ومباشرةً، وتجنبْ المصطلحاتِ المعقدةَ، وكنْ محددًا في طرحِ المعلوماتِ والطلباتِ.​

ما هيَ الأخطاءُ الشائعةُ في كتابةِ المراسلاتِ الإداريةِ؟

منَ الأخطاءِ الشائعةِ:​

استخدامُ لغةٍ معقدةٍ أو غيرُ رسميةٍ.​

إقرأ أيضا:كيفية كتابة ورقة بحثية

عدمُ تحديدِ الهدفِ بوضوحٍ.​

الأخطاءُ الإملائيةُ والنحويةُ.​

إطالةُ الرسالةِ دونَ داعٍ.​

كيف أختتمُ الرسالةَ الإداريةَ بشكلٍ مناسبٍ؟

اختمْ الرسالةَ بعباراتِ تقديرٍ واحترامٍ، مثلَ “وتفضلوا بقبولِ فائقِ الاحترامِ والتقديرِ”، ثمَ ضعْ توقيعَك واسمَك ومسمّاكَ الوظيفيَّ.​

نصائحُ إضافيةٌ لكتابةِ مراسلاتٍ إداريةٍ متميزةٍ

استخدامُ القوالبِ الموحدةِ: اعتمدْ على نماذجَ ثابتةٍ للمراسلاتِ لضمانِ الاتساقِ والاحترافيةِ.​

الاحتفاظُ بنسخٍ منَ المراسلاتِ: احفظْ نسخًا منَ المراسلاتِ للرجوعِ إليها عندَ الحاجةِ.

تجنبُ العباراتِ المبهمةِ: استخدمْ لغةً دقيقةً لتوضيحِ المطلوبِ دونَ لبسٍ أو غموضٍ.

التنسيقُ الجيدُ للرسالةِ: احرصْ على تركِ مسافاتٍ بينَ الفقراتِ، واستخدمْ العناوينَ والتعدادَ النقطيَّ عندَ الحاجةِ لتسهيلِ القراءةِ.

توجيهُ الرسالةِ إلى الشخصِ المناسبِ: تأكدْ من إرسالِ المراسلةِ إلى الجهةِ أو الشخصِ المختصِّ لضمانِ استجابةٍ سريعةٍ وفعالةٍ.

استخدامُ خطاباتٍ رسميةٍ عندَ الحاجةِ: في بعضِ الحالاتِ، يُفضلُ استخدامُ خطاباتٍ رسميةٍ بدلاً منَ البريدِ الإلكترونيِّ للحفاظِ على الطابعِ الرسميِّ.

نموذجٌ لكتابةِ مراسلةٍ إداريةٍ رسميةٍ
[شعارُ المؤسسةِ] [اسمُ المؤسسةِ] [العنوانُ] [التاريخُ: يوم/شهر/سنة]

إلى: [اسمُ المستلمِ/الجهةُ المعنيةُ] الموضوع: [عنوانُ المراسلةِ]

تحيةٌ طيبةٌ وبعدُ،

يسرُّنا أن نحيطَكم علمًا بـ [موضوعِ الرسالةِ بإيجازٍ]، ونأملُ أن نحظى بتعاونِكم ودعمِكم في هذا الشأنِ. نرجو منكم اتخاذَ اللازمِ وفقَ الإجراءاتِ المتبعةِ، وفي حالِ وجودِ أي استفساراتٍ، لا تترددوا في التواصلِ معنا.

إقرأ أيضا:كيفية حساب المنوال

وتفضلوا بقبولِ فائقِ الاحترامِ والتقديرِ،

[اسمُ المُرسِلِ] [المسمّى الوظيفيُّ] [التوقيعُ] [بياناتُ التواصلِ]

تُعدُّ كتابةُ المراسلاتِ الإداريةِ مهارةً أساسيةً في بيئةِ العملِ، حيثُ تُسهمُ في تعزيزِ التواصلِ الرسميِّ وضمانِ الوضوحِ والدقةِ في نقلِ المعلوماتِ. من خلالِ اتباعِ المبادئِ الأساسيةِ والتقنياتِ المُحترفةِ، يمكنُ لأيِّ شخصٍ إعدادُ مراسلاتٍ إداريةٍ فعّالةٍ تُحققُ الأهدافَ المطلوبةَ بكفاءةٍ واحترافيةٍ.

إذا كنتَ تسعى لتحسينِ مهاراتِك في كتابةِ المراسلاتِ الإداريةِ، فاحرصْ على الممارسةِ المستمرةِ واتباعِ أفضلِ الأساليبِ المُعتمدةِ لضمانِ تحقيقِ التواصلِ الفعّالِ والمُحترفِ داخلَ بيئةِ العملِ.