كيف يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية لدى الهيئة الزكاة والضرائب؟

كيف يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضرائب في السعودية؟

في السنوات الأخيرة، شهدت المملكة العربية السعودية تحولًا رقميًا كبيرًا في مختلف القطاعات الحكومية، وكان من أبرز هذه التحولات تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية الذي أطلقته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. يهدف هذا النظام إلى تعزيز الشفافية، وتسهيل العمليات التجارية، وتحسين كفاءة التحصيل الضريبي. ومع التزام المنشآت الكبيرة والمتوسطة وحتى الصغيرة بتطبيق النظام، أصبح السؤال الأهم هو: كيف يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية بطريقة صحيحة ومعتمدة لدى الهيئة؟

في هذا المقال سنشرح بالتفصيل خطوات إصدار الفاتورة الإلكترونية، والمتطلبات التقنية، وأنواع الفواتير، إضافة إلى أهم الضوابط التي وضعتها الهيئة لضمان الامتثال الكامل للنظام. سنسلط الضوء أيضًا على أبرز الأخطاء التي يقع فيها بعض المكلفين عند الإصدار وكيفية تفاديها، مع أمثلة واقعية توضح آلية العمل من البداية حتى إرسال الفاتورة للهيئة.

الفصل الأول: ما المقصود بالفاتورة الإلكترونية في السعودية؟

الفتورة الإلكترونية ليست مجرد ملف رقمي أو نسخة إلكترونية من الفاتورة الورقية، بل هي فاتورة رقمية تُنشأ وتُصدر وتُحفظ بشكل إلكتروني بالكامل من خلال نظام إلكتروني متكامل يربط بين البائع وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

إقرأ أيضا:ما الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة؟

يتم إصدارها وفق معايير تقنية ولغوية محددة تضمن أن تحتوي الفاتورة على جميع البيانات المطلوبة مثل رقم الفاتورة، رقم ضريبة القيمة المضافة، اسم البائع والمشتري، رقم التعريف الضريبي، قيمة الضريبة، المجموع النهائي، والرمز التعريفي (QR Code) الذي يُمكّن المستهلك من التحقق من صحة الفاتورة.

الفصل الثاني: أهداف تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية

اعتمدت الهيئة هذا النظام لتحقيق مجموعة من الأهداف الاقتصادية والتنظيمية المهمة، منها:

مكافحة التستر التجاري والتهرب الضريبي من خلال تتبع العمليات التجارية بشكل دقيق.

تعزيز الشفافية في التعاملات بين المنشآت والمستهلكين.

تسهيل عملية المراجعة الضريبية وإصدار التقارير المحاسبية الدقيقة.

تمكين التحول الرقمي الكامل في الاقتصاد السعودي بما يتماشى مع رؤية المملكة 2030.

تسهيل عملية التكامل بين الأنظمة المحاسبية للمنشآت والهيئة بشكل مباشر.

الفصل الثالث: أنواع الفواتير الإلكترونية المعتمدة في السعودية

قبل البدء في عملية الإصدار، من المهم فهم نوع الفواتير التي يتم إصدارها، حيث صنفت الهيئة الفواتير الإلكترونية إلى نوعين رئيسيين:

فاتورة ضريبية إلكترونية (B2B):
تصدر بين منشأتين خاضعتين لضريبة القيمة المضافة، وتكون عادةً مفصلة وتشمل رقم ضريبة القيمة المضافة لكل طرف.

فاتورة ضريبية مبسطة (B2C):
تصدر للمستهلك النهائي في نقاط البيع مثل المتاجر والمطاعم ومحلات التجزئة، وتحتوي على رمز QR يُمكّن المستهلك من التحقق من الفاتورة مباشرة.

إقرأ أيضا:ما الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة؟

كل نوع من هذين النوعين له متطلبات محددة من حيث البيانات وطريقة الإرسال إلى الهيئة.

الفصل الرابع: متطلبات إصدار الفاتورة الإلكترونية

لإصدار فاتورة إلكترونية معتمدة، يجب على المنشأة استيفاء بعض الشروط التقنية والتنظيمية التي تضمن التوافق مع متطلبات الهيئة، وتشمل:

وجود نظام إلكتروني متوافق مع متطلبات الهيئة
يجب أن يكون نظام الفوترة المستخدم معتمدًا من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وقادرًا على إصدار الفواتير بالصيغة الإلكترونية (XML أو PDF/A3) مع تضمين كود QR والبيانات الضريبية كاملة.

وجود هوية رقمية لكل مكلف (رقم ضريبي ورقم منشأة)
كل فاتورة يجب أن ترتبط برقم تعريف ضريبي للمكلف حتى يتمكن النظام من التحقق من صحتها.

الربط التقني مع أنظمة الهيئة (من خلال واجهة API)
في المرحلة الثانية من نظام الفوترة الإلكترونية، يُشترط أن يكون هناك ربط مباشر مع خوادم الهيئة بحيث تُرسل الفواتير فور إصدارها أو خلال وقت قصير للمطابقة والتحقق.

توفر التوقيع الرقمي وشهادة التشفير
لضمان أمان البيانات وحماية المستهلك، تستخدم الهيئة التوقيعات الرقمية المعتمدة لضمان موثوقية الفواتير الإلكترونية ومنع التلاعب بها.

الفصل الخامس: خطوات إصدار الفاتورة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة

الخطوات الأساسية لإصدار الفاتورة الإلكترونية تتبع تسلسلاً محدداً وضعته الهيئة، ويمكن تلخيصها فيما يلي:

إقرأ أيضا:ما الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة؟

إعداد النظام المحاسبي:
يجب أولاً إعداد النظام الإلكتروني أو برنامج الفواتير المستخدم بحيث يتوافق مع معايير الهيئة، ويتضمن كافة الحقول المطلوبة (الاسم التجاري، الرقم الضريبي، رقم الفاتورة، التاريخ، وغيرها).

إدخال بيانات العملية التجارية:
عند إتمام عملية البيع أو تقديم الخدمة، يقوم المستخدم بإدخال جميع بيانات الفاتورة مثل اسم العميل، نوع السلعة أو الخدمة، السعر قبل الضريبة، نسبة ضريبة القيمة المضافة، والمجموع النهائي.

توليد الفاتورة إلكترونيًا:
بعد التأكد من صحة البيانات، يقوم النظام بتوليد الفاتورة إلكترونيًا بصيغة (XML) أو (PDF/A3) مع رمز QR مدمج.

تطبيق التوقيع الرقمي:
يضيف النظام توقيعًا رقمياً على الفاتورة لضمان مصداقيتها وحمايتها من أي تعديل أو تلاعب.

إرسال الفاتورة إلى هيئة الزكاة والضريبة:
يتم إرسال نسخة من الفاتورة إلكترونياً عبر واجهة الربط (API) للهيئة للتحقق والمطابقة، وبعدها تُخزن نسخة معتمدة في نظام المكلف.

تسليم الفاتورة للمشتري:
يتم تسليم نسخة إلكترونية للمستهلك سواء عبر البريد الإلكتروني أو عبر طباعة نسخة تحتوي على رمز QR يمكن مسحه للتحقق من صحتها.

الفصل السادس: كيفية التحقق من الفاتورة الإلكترونية

أتاحت هيئة الزكاة والضريبة عدة وسائل للتحقق من الفواتير الإلكترونية والتأكد من صحتها، ومن أبرزها:

مسح رمز QR الموجود على الفاتورة باستخدام تطبيق “زاتكا” أو أي تطبيق قارئ أكواد.

زيارة موقع الهيئة الإلكتروني وإدخال رقم الفاتورة أو الرقم الضريبي للتحقق من اعتمادها.

التطبيق الرسمي لهيئة الزكاة والضريبة الذي يمكّن المستخدم من معرفة تفاصيل الفاتورة بشكل مباشر من قاعدة بيانات الهيئة.

الفصل السابع: المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية (مرحلة الربط والتكامل)

بعد أن انتهت المرحلة الأولى من تطبيق النظام في ديسمبر 2021، بدأت الهيئة في تنفيذ المرحلة الثانية والتي تُعرف باسم مرحلة التكامل والربط.
تهدف هذه المرحلة إلى ربط أنظمة المكلفين مباشرة بأنظمة الهيئة، بحيث تُرسل كل فاتورة إلكترونية فور إصدارها للتحقق والمطابقة.
وتشمل متطلبات المرحلة الثانية:

التوافق مع معايير تبادل البيانات المحددة من الهيئة (UBL 2.1).

استخدام شهادة رقمية صادرة عن مركز تصديق معتمد في السعودية.

حفظ الفواتير إلكترونياً لمدة لا تقل عن 6 سنوات.

تفعيل خاصية توليد توقيع تشفير لكل فاتورة.

هذه المرحلة تُعد خطوة كبيرة نحو رقمنة النظام الضريبي بالكامل وتحقيق بيئة مالية شفافة وآمنة في السوق السعودي.

الفصل الثامن: الأخطاء الشائعة عند إصدار الفواتير الإلكترونية

رغم وضوح التعليمات، تقع بعض المنشآت في أخطاء متكررة تؤدي إلى رفض الفواتير أو تعرضها للغرامات، ومن أبرز هذه الأخطاء:

نسيان إدخال رقم ضريبة القيمة المضافة الصحيح للبائع أو المشتري.

إصدار الفاتورة بصيغة غير معتمدة (مثل PDF فقط بدون بيانات XML).

تعديل بيانات الفاتورة بعد إصدارها مما يفقدها صلاحيتها القانونية.

عدم تضمين رمز QR في الفاتورة المبسطة.

التأخر في إرسال الفواتير إلى الهيئة بعد إصدارها.

ولتفادي هذه المشكلات، تنصح الهيئة دائماً بالتحقق من النظام الإلكتروني المستخدم والتأكد من أنه مرخص ومتوافق مع مواصفات الهيئة.

الفصل التاسع: العقوبات والغرامات عند عدم الالتزام بنظام الفوترة الإلكترونية

تفرض هيئة الزكاة والضريبة مجموعة من العقوبات على المنشآت التي لا تلتزم بتطبيق النظام أو ترتكب مخالفات في إصدار الفواتير، وتشمل:

غرامات مالية تتراوح بين 1000 و50,000 ريال حسب نوع المخالفة.

إيقاف النشاط مؤقتاً في حال تكرار المخالفات.

رفض الفواتير غير المعتمدة ضريبياً مما يضر بالمنشأة في التقارير المحاسبية.

كما شددت الهيئة على أهمية عدم استخدام أي برامج فوترة غير معتمدة أو محلية الصنع غير مرتبطة بأنظمتها الرسمية.

الفصل العاشر: الفوائد الاقتصادية لتطبيق الفوترة الإلكترونية

تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية لم يكن هدفه فقط التنظيم والرقابة، بل يحمل فوائد اقتصادية ملموسة على مستوى الدولة والمنشآت، ومنها:

تقليل حجم الاقتصاد الخفي ومكافحة التهرب الضريبي.

تسريع الإجراءات المالية والمحاسبية بين المنشآت والعملاء.

تسهيل عمليات التدقيق الضريبي من قبل الهيئة.

تقليل الأخطاء البشرية في إعداد الفواتير.

تمكين المنشآت من متابعة معاملاتها لحظيًا وتحليل بيانات المبيعات بشكل دقيق.

كما أن اعتماد هذا النظام يعزز مكانة المملكة ضمن الدول الرائدة في التحول الرقمي المالي.

الفصل الحادي عشر: دور التقنية في تطوير نظام الفوترة الإلكترونية

اعتمدت هيئة الزكاة والضريبة على أحدث التقنيات مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لتحليل البيانات الضريبية الضخمة، مما يسهم في اكتشاف التلاعب ومراقبة الأنشطة التجارية بشكل أسرع وأكثر دقة.

كذلك، تعمل الهيئة باستمرار على تطوير بوابات إلكترونية مخصصة للمكلفين تتيح لهم إدارة الفواتير إلكترونياً بسهولة، وإصدار تقارير مالية فورية تساعد في اتخاذ قرارات دقيقة.

الفصل الثاني عشر: خطوات التسجيل في نظام الفوترة الإلكترونية

للانضمام إلى النظام، على المنشأة اتباع الخطوات التالية:

تسجيل الدخول إلى بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

التحقق من الحالة الضريبية للمنشأة والتأكد من تسجيلها في ضريبة القيمة المضافة.

تجهيز النظام المحاسبي وربطه تقنياً بالهيئة عبر مزود خدمة معتمد.

اختبار إرسال الفواتير عبر النظام والتأكد من قبولها.

البدء في إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل رسمي.

الفصل الثالث عشر: مستقبل الفوترة الإلكترونية في السعودية

تسعى الهيئة خلال السنوات القادمة إلى تطوير النظام ليشمل جميع أنواع المعاملات التجارية، بما في ذلك المعاملات بين الأفراد والمنشآت الصغيرة، مما يسهم في تكوين قاعدة بيانات وطنية موحدة للمعاملات التجارية.
كما يجري العمل على دمج نظام الفوترة الإلكترونية مع الأنظمة البنكية والتجارية لتسريع المدفوعات وتبسيط الإجراءات المحاسبية.

الفصل الرابع عشر: خلاصة

إصدار الفاتورة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة في السعودية أصبح اليوم خطوة أساسية لكل منشأة تسعى للامتثال للنظام الضريبي الحديث. العملية ليست معقدة كما يظن البعض، لكنها تحتاج إلى التقيد بالتعليمات التقنية والتنظيمية واستخدام الأنظمة المعتمدة من الهيئة.

التحول إلى الفوترة الإلكترونية لا يمثل عبئاً على المنشآت، بل هو استثمار طويل الأمد في الشفافية والكفاءة، يعزز الثقة بين الأطراف التجارية، ويساعد في بناء اقتصاد رقمي متكامل يتماشى مع طموحات رؤية 2030.