ما هي متطلبات الأرشفة للفاتورة الإلكترونية في السعودية؟

ما هي متطلبات الأرشفة للفاتورة الإلكترونية في السعودية؟

منذ إطلاق منظومة الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، أصبحت الأرشفة الإلكترونية للفواتير أحد أهم المكونات التي يجب على المنشآت التجارية والمحاسبين الالتزام بها، لضمان الامتثال الكامل لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. فالأرشفة لا تُعد مجرد حفظ إلكتروني للفاتورة، بل هي عملية منظمة تحفظ البيانات والفواتير بشكل آمن، وتتيح الوصول إليها بسرعة عند الحاجة، سواء لأغراض المراجعة الداخلية أو التدقيق الضريبي.

في هذا المقال سنستعرض بالتفصيل ما هي متطلبات الأرشفة الإلكترونية للفواتير في السعودية، وما الشروط والمعايير التي حددتها الهيئة، وما الأدوات والتقنيات التي تساعد الشركات على الامتثال الكامل لهذا الجانب المهم من نظام الفوترة الإلكترونية.

أولاً: مفهوم الأرشفة الإلكترونية للفواتير

الأرشفة الإلكترونية هي عملية حفظ وتخزين الفواتير والبيانات المحاسبية بصيغة رقمية آمنة، مع إمكانية استرجاعها لاحقًا بسهولة ودون تعديل أو فقدان للمعلومات الأصلية.
في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودي، تُعد الأرشفة خطوة إلزامية بعد إصدار الفاتورة الإلكترونية وإرسالها إلى منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، حيث يتوجب على المكلفين حفظ نسخة إلكترونية من كل فاتورة يتم إصدارها أو استلامها وفق الضوابط المحددة.

الهدف من الأرشفة هو ضمان حفظ الحقوق القانونية والمالية، وتمكين الجهات المختصة من مراجعة الفواتير عند الحاجة، إضافةً إلى تعزيز الشفافية ومنع التلاعب أو التزوير في البيانات المحاسبية.

إقرأ أيضا:ما الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة؟

ثانيًا: أهمية الأرشفة الإلكترونية في نظام الفوترة

الأرشفة ليست مجرد متطلب قانوني، بل هي أداة استراتيجية لإدارة الأعمال بكفاءة. ومن أبرز فوائدها:

تسهيل عمليات المراجعة والتدقيق الضريبي:
إذ يمكن للمنشأة أو الهيئة الوصول إلى الفواتير بسهولة وسرعة دون الحاجة إلى البحث الورقي أو الأرشفة التقليدية.

الامتثال الكامل لأنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك:
حيث إن عدم حفظ الفواتير الإلكترونية بالطريقة المطلوبة قد يؤدي إلى فرض غرامات أو مخالفات.

حماية البيانات من الضياع أو التلف:
الحفظ الرقمي يضمن بقاء السجلات آمنة من المخاطر التي قد تتعرض لها النسخ الورقية، مثل الحريق أو التلف أو الفقدان.

التحول الرقمي الشامل في بيئة الأعمال:
من خلال الأرشفة الإلكترونية، تتجه المؤسسات إلى أتمتة عملياتها المالية والإدارية بما يتماشى مع رؤية المملكة 2030.

ثالثًا: المتطلبات الأساسية لأرشفة الفواتير الإلكترونية في السعودية

وضعت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مجموعة من الشروط والمعايير التي يجب على المكلفين الالتزام بها لضمان صحة الأرشفة الإلكترونية للفواتير. وتشمل هذه المتطلبات ما يلي:

1. حفظ الفواتير بصيغة إلكترونية معتمدة

يجب أن تُحفظ الفواتير الإلكترونية بنفس الصيغة التي تم إصدارها بها، مثل صيغة XML أو PDF/A-3، بحيث تتيح الحفاظ على المحتوى والبيانات دون أي تعديل.
لا يُسمح بحفظ الفواتير بصيغ تقليدية مثل الصور أو المستندات غير القابلة للتحقق الرقمي.

إقرأ أيضا:ما هي الغرامات على عدم الالتزام بالفاتورة الإلكترونية؟

2. الاحتفاظ بالفواتير لمدة لا تقل عن 6 سنوات

ألزمت الهيئة جميع المكلفين بالاحتفاظ بنسخ الفواتير الإلكترونية الصادرة والمستلمة لمدة ست سنوات على الأقل من تاريخ الإصدار.
في حال وجود نزاعات أو تدقيقات، قد يُطلب من المنشأة تمديد فترة الحفظ حتى انتهاء الإجراء القانوني.

3. ضمان سلامة البيانات ومنع التلاعب

يجب أن تضمن أنظمة الأرشفة أن الفواتير لا يمكن تعديلها بعد إصدارها، وأن كل فاتورة تحتفظ بتوقيعها الإلكتروني أو بصمتها الرقمية (Digital Signature) التي تؤكد صحتها وأصالتها.

4. سهولة الوصول والاسترجاع

من المتطلبات الأساسية أن تكون الفواتير المؤرشفة قابلة للبحث والاسترجاع بسهولة عند الطلب، سواء من قبل الإدارة أو الجهات الرقابية.
وهذا يعني ضرورة وجود نظام أرشفة منظم يسمح بالبحث باستخدام رقم الفاتورة، أو التاريخ، أو رقم الضريبة، أو اسم العميل.

5. تخزين البيانات داخل المملكة أو ضمن بيئة معتمدة

تُلزم الهيئة بأن تكون بيانات الفواتير المؤرشفة محفوظة في خوادم داخل المملكة العربية السعودية، أو في بيئات استضافة معتمدة تضمن أمن البيانات وفق المعايير الوطنية.

6. إمكانية الطباعة أو التصدير عند الحاجة

على المكلف أن يكون قادرًا على طباعة أو تصدير الفاتورة الإلكترونية عند الطلب، لا سيما أثناء الفحص الضريبي أو طلبات التدقيق من الهيئة.

إقرأ أيضا:ما هي خطوات الربط مع منصة “فَاتورة” لإرسال الفاتورة؟

رابعًا: الفرق بين الأرشفة الإلكترونية والحفظ الورقي

كثير من المنشآت لا تزال تعتقد أن الأرشفة الإلكترونية مجرد بديل رقمي عن حفظ الأوراق، ولكن الفرق بين النظامين كبير من حيث الكفاءة والأمان والامتثال.

الحفظ الورقي: يعتمد على الملفات والمجلدات التقليدية، ويحتاج لمساحات تخزين كبيرة، ويُعرض البيانات للتلف أو الفقدان.

الأرشفة الإلكترونية: تعتمد على أنظمة رقمية مؤمنة تحفظ البيانات بدقة عالية وتتيح البحث الفوري والوصول السريع من أي مكان.

إضافة إلى ذلك، تعتبر الأرشفة الإلكترونية مطلبًا إلزاميًا قانونيًا، بينما لم يعد الحفظ الورقي كافيًا في ظل التحول الرقمي والرقابة الإلكترونية.

خامسًا: مواصفات النظام الإلكتروني للأرشفة

حتى تكون عملية الأرشفة الإلكترونية متوافقة مع متطلبات الهيئة، يجب أن تتوفر في النظام التقني المستخدم الخصائص التالية:

نظام حماية وأمان متقدم: لمنع الوصول غير المصرح به إلى بيانات الفواتير.

إمكانية التكامل مع أنظمة الفوترة الإلكترونية المعتمدة: بحيث يتم أرشفة كل فاتورة فور إصدارها تلقائيًا.

توثيق جميع العمليات: مثل عمليات الدخول، أو التعديل، أو البحث، لضمان الشفافية الكاملة.

دعم خاصية التوقيع الرقمي: للحفاظ على سلامة الفاتورة من التلاعب.

نظام نسخ احتياطي دوري: لتفادي فقدان البيانات في حال حدوث أعطال تقنية.

سادسًا: كيفية تنفيذ الأرشفة الإلكترونية في المنشآت

لتطبيق الأرشفة الإلكترونية بشكل صحيح داخل المنشأة، يمكن اتباع الخطوات التالية:

اختيار نظام فوترة إلكترونية معتمد من الهيئة
النظام يجب أن يكون معتمدًا رسميًا ويتضمن ميزة الأرشفة التلقائية للفواتير.

تحديد مسؤولية الأرشفة داخل المنشأة
يتم تعيين فريق أو موظف مختص لمتابعة حفظ الفواتير وضمان تطبيق سياسات الأرشفة.

تدريب الموظفين على إدارة النظام
من المهم تدريب المحاسبين ومسؤولي تكنولوجيا المعلومات على كيفية استخدام النظام واسترجاع البيانات عند الحاجة.

تطبيق سياسات أمن المعلومات
مثل تقييد الوصول للبيانات الحساسة، وتفعيل التحقق الثنائي، وحفظ النسخ الاحتياطية في مواقع منفصلة.

إجراء مراجعات دورية للأرشيف
للتأكد من سلامة البيانات وعدم وجود ملفات مفقودة أو فواتير لم تُحفظ بالشكل الصحيح.

سابعًا: متى تعتبر الأرشفة مخالفة للأنظمة؟

تُعتبر الأرشفة غير صحيحة إذا لم تلتزم المنشأة بأي من الشروط السابقة، مثل:

حفظ الفواتير بصيغ غير معتمدة.

عدم القدرة على استرجاع الفواتير عند الطلب.

تخزين البيانات خارج المملكة دون موافقة الهيئة.

حذف أو تعديل بيانات الفواتير بعد إصدارها.

في هذه الحالات، قد تتعرض المنشأة لغرامات أو إجراءات نظامية من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

ثامنًا: العلاقة بين الأرشفة والتدقيق الضريبي

الأرشفة الدقيقة تُعد حجر الأساس في تسهيل عمليات التدقيق الضريبي، إذ تُمكّن المراجع من الوصول إلى الفواتير بسرعة ومراجعة محتواها للتأكد من صحة الضريبة المفروضة والمبالغ المسجلة.

في حال كانت الفواتير مؤرشفة بشكل منظم، يمكن للمنشأة تقليل الوقت المستغرق في التدقيق وتجنب الأخطاء التي قد تؤدي إلى فرض غرامات.

تاسعًا: الحلول التقنية المعتمدة في السوق السعودي

تتوفر في السوق السعودي العديد من أنظمة الأرشفة الإلكترونية المتوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، منها أنظمة تقدمها شركات محلية وأخرى عالمية متكاملة مع نظام الفوترة الإلكتروني.
وتتضمن هذه الحلول عادة:

أرشفة تلقائية لكل فاتورة بعد إرسالها إلى الهيئة.

إمكانية استرجاع الفواتير بسهولة عبر واجهة بحث متقدمة.

تقارير تحليلية تساعد الإدارة على تتبع الأداء المالي.

عاشرًا: رؤية مستقبلية للأرشفة في ظل التحول الرقمي

تتجه المملكة العربية السعودية نحو رقمنة شاملة في جميع المجالات، ومن المتوقع أن تتطور الأرشفة الإلكترونية لتصبح أكثر ذكاءً من خلال الذكاء الاصطناعي وتحليل البيانات.
هذه التطورات ستمكن المنشآت من أتمتة عمليات التدقيق والمراجعة بشكل أكبر، وتحسين كفاءة إدارة البيانات المالية.

 

الأرشفة الإلكترونية للفواتير في السعودية ليست مجرد التزام قانوني، بل هي ركيزة أساسية للتحول الرقمي في الاقتصاد الوطني.
فمن خلال الالتزام بالمتطلبات المحددة من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، تستطيع الشركات حماية بياناتها، وتحقيق الامتثال الضريبي، وضمان استدامة عملياتها المالية بكل شفافية وأمان.

إن بناء نظام أرشفة إلكتروني فعال هو استثمار طويل الأمد، يضمن للمنشأة حماية أصولها الرقمية وتسهيل تعاملاتها مع الجهات الحكومية، ويضعها على الطريق الصحيح نحو مستقبل أكثر كفاءة واحترافية.