هل يمكن استخدام أي برنامج محاسبة للفاتورة الإلكترونية؟

هل يمكن استخدام أي برنامج محاسبة للفاتورة الإلكترونية؟

منذ بدء تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، أصبحت مسألة اختيار برنامج الفواتير أو المحاسبة المناسب من أهم التحديات التي تواجه أصحاب المنشآت والشركات. فبعد إعلان هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عن إلزام جميع المكلفين بضريبة القيمة المضافة بإصدار فواتير إلكترونية وفق معايير محددة، بدأ الكثير يتساءل: هل يمكن استخدام أي برنامج محاسبة لإصدار الفواتير الإلكترونية؟ أم أن الهيئة تفرض برامج محددة يجب الالتزام بها؟

هذا السؤال يُعد محورياً لكل من يعمل في المجال التجاري أو المحاسبي، لأن استخدام نظام غير متوافق مع متطلبات الهيئة قد يؤدي إلى مخالفات أو رفض الفواتير. في هذا المقال سنجيب بالتفصيل على هذا السؤال، وسنوضح ما المقصود بالبرنامج المتوافق، وما الفرق بين برامج المحاسبة العادية والبرامج المعتمدة للفوترة الإلكترونية، مع استعراض أهم المعايير التي يجب توافرها في أي نظام يُستخدم لإصدار الفواتير الإلكترونية داخل المملكة.

ما المقصود بالفاتورة الإلكترونية؟

قبل الحديث عن البرامج، من الضروري فهم معنى الفاتورة الإلكترونية نفسها.
الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة يتم إصدارها وتوثيقها وحفظها وإرسالها بشكل إلكتروني منظم، دون استخدام الورق، وتكون بصيغة رقمية قابلة للمعالجة الآلية، مثل XML أو PDF/A-3.

إقرأ أيضا:ما هي الغرامات على عدم الالتزام بالفاتورة الإلكترونية؟

تهدف هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من تطبيق هذا النظام إلى تحقيق عدة أهداف، أبرزها:

مكافحة التستر التجاري والفواتير الوهمية.

رفع مستوى الشفافية بين البائع والمشتري.

تعزيز كفاءة التحصيل الضريبي.

دعم التحول الرقمي ضمن رؤية المملكة 2030.

وتنقسم الفواتير الإلكترونية إلى نوعين رئيسيين:

الفاتورة الضريبية وتُستخدم بين المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة.

الفاتورة المبسطة وتُستخدم عند البيع للمستهلك النهائي.

متطلبات الفوترة الإلكترونية في السعودية

تُلزم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك جميع المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة باستخدام أنظمة إلكترونية تصدر فواتير تتوافق مع المعايير الفنية والوظيفية المحددة من قبل الهيئة.

وقد حددت الهيئة منظومة الفوترة الإلكترونية على مرحلتين أساسيتين:

المرحلة الأولى: مرحلة الإصدار والحفظ الإلكتروني (بدأت في ديسمبر 2021)

في هذه المرحلة، يجب على جميع المكلفين إصدار الفواتير إلكترونياً عبر نظام محاسبي أو فوترة إلكترونية معتمد، مع حفظها رقمياً بدلاً من الورق.

المرحلة الثانية: مرحلة الربط والتكامل (بدأت في يناير 2023)

في هذه المرحلة يتم ربط نظام الفوترة المستخدم لدى المنشأة مباشرة بأنظمة الهيئة بحيث تُرسل الفواتير لحظياً أو شبه لحظياً للتحقق منها واعتمادها.

هذا يعني أن أي برنامج يُستخدم لإصدار الفواتير الإلكترونية يجب أن يكون قادرًا على التواصل تقنياً مع منصة الهيئة، وأن يلتزم بكل المتطلبات الفنية المحددة.

إقرأ أيضا:ما هي شروط اعتماد نظام الفاتورة الإلكترونية للمحاسبة؟

هل يمكن استخدام أي برنامج محاسبة للفواتير الإلكترونية؟

الإجابة المختصرة هي: لا، لا يمكن استخدام أي برنامج محاسبة بشكل عشوائي للفوترة الإلكترونية.

ليس كل برنامج محاسبة متاح في السوق مؤهل لإصدار فواتير إلكترونية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
الهيئة وضعت معايير دقيقة تحدد ما إذا كان النظام معتمدًا أم لا.

البرنامج الذي يُستخدم لإصدار الفواتير الإلكترونية يجب أن:

يُصدر الفواتير بصيغة إلكترونية معتمدة (XML أو PDF/A-3).

يحتوي على رقم تسلسلي فريد لكل فاتورة.

يُضمّن رمز الاستجابة السريعة (QR Code).

يُسجل ويخزن الفواتير إلكترونياً لمدة لا تقل عن خمس سنوات.

يكون قادراً على التوقيع الرقمي للفاتورة.

يمكن ربطه مباشرة مع أنظمة الهيئة للتحقق الآلي من الفواتير.

أما برامج المحاسبة التقليدية أو البسيطة التي لا تدعم هذه الخصائص، فلا يمكن الاعتماد عليها لإصدار فواتير إلكترونية رسمية.

الفرق بين برامج المحاسبة التقليدية وبرامج الفوترة الإلكترونية

برامج المحاسبة التقليدية كانت تركز على تسجيل العمليات المالية فقط مثل المبيعات والمشتريات والمصاريف، دون الالتزام بمعايير محددة للفاتورة.
بينما برامج الفوترة الإلكترونية المتوافقة مع الهيئة تم تصميمها لتُصدر الفواتير بصيغة ومعايير موحدة تتوافق مع أنظمة الهيئة.

الفرق الجوهري هو أن البرامج المعتمدة للفوترة الإلكترونية تكون قادرة على التواصل مع الهيئة بشكل مباشر لإرسال بيانات الفواتير إلكترونياً، بينما البرامج التقليدية تعمل بشكل منفصل ولا تملك هذه القدرة.

إقرأ أيضا:كيف يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية لدى الهيئة الزكاة والضرائب؟

على سبيل المثال، البرنامج التقليدي قد يُصدر فاتورة بتنسيق PDF بسيط، لكنه لا يحتوي على التوقيع الرقمي أو رمز QR، مما يجعله غير متوافق مع النظام المعتمد في المملكة.

المعايير الفنية التي يجب أن تتوافر في البرنامج المستخدم

حددت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عدداً من المعايير الفنية والوظيفية التي يجب أن تتوافر في أي برنامج فوترة إلكترونية، ومن أبرزها:

إصدار الفواتير بصيغة إلكترونية منظمة:
يجب أن تكون الفواتير بصيغة XML أو PDF/A-3 مع تضمين ملف XML بداخلها، بحيث يمكن قراءتها آلياً من قبل الهيئة.

التوقيع الإلكتروني أو الختم الرقمي:
على البرنامج أن يُولّد توقيعاً رقمياً يضمن موثوقية الفاتورة وصحة مصدرها.

رمز الاستجابة السريعة (QR Code):
يجب أن يتضمن كل فاتورة رمز QR يمكن مسحه للتحقق من بيانات المورد والمبلغ والضريبة.

التسلسل الفريد للفواتير:
بحيث لا يمكن حذف أو تعديل الفاتورة بعد إصدارها دون إصدار إشعار دائن أو مدين معتمد.

إمكانية الربط مع الهيئة إلكترونياً:
أي أن البرنامج يجب أن يُرسل بيانات الفواتير لحظياً أو خلال فترة قصيرة وفق نوع الفاتورة (ضريبية أو مبسطة).

عدم قابلية التلاعب:
يجب أن يضمن النظام حماية بيانات الفواتير وعدم إمكانية التعديل أو الحذف أو تغيير التواريخ.

حفظ الفواتير إلكترونياً:
يجب على النظام الاحتفاظ بجميع الفواتير الصادرة والمستلمة لمدة خمس سنوات على الأقل وفقاً لمتطلبات الهيئة.

هل هناك قائمة بالبرامج المعتمدة من الهيئة؟

نعم، هيئة الزكاة والضريبة والجمارك قامت بنشر قائمة بالأنظمة والمزودين المعتمدين الذين يقدمون حلول فوترة إلكترونية متوافقة مع معاييرها.
وتتضمن هذه القائمة عشرات الشركات المزودة للبرامج التي تم اختبارها واعتمادها من الهيئة بعد التحقق من توافقها الفني.

يمكن لأي منشأة الاطلاع على هذه القائمة عبر موقع الهيئة الرسمي، للتأكد من أن النظام الذي تستخدمه أو تخطط لاستخدامه ضمن الأنظمة المعتمدة.

لكن من المهم الإشارة إلى أن الهيئة لا تفرض استخدام برنامج معين بعينه، بل تشترط فقط أن يكون البرنامج المستخدم متوافقاً مع متطلباتها الفنية، سواء كان نظاماً محلياً أو سحابياً أو حتى نظاماً تم تطويره داخلياً في المنشأة.

ماذا يحدث إذا استخدمت برنامجاً غير متوافق؟

استخدام برنامج محاسبة غير متوافق مع متطلبات الهيئة يُعد مخالفة لنظام الفوترة الإلكترونية.

ومن أبرز العواقب المترتبة على ذلك:

رفض الفواتير الصادرة وعدم الاعتراف بها كمستند ضريبي رسمي.

تعرض المنشأة لغرامات مالية وفقاً لنظام ضريبة القيمة المضافة.

تعطيل عمليات الربط مع الهيئة مما يؤثر على الامتثال الضريبي.

احتمالية إدراج المنشأة في قائمة المخالفين.

لذلك، من المهم جداً التأكد من أن البرنامج الذي تستخدمه معتمد ومتوافق قبل بدء الإصدار الفعلي للفواتير الإلكترونية.

الفرق بين النظام المحلي والنظام السحابي في الفوترة

يمكن للمنشآت استخدام برنامج محاسبة محلي يتم تثبيته على الأجهزة الداخلية، أو نظام فوترة سحابي يتم تشغيله عبر الإنترنت.
لكن الأهم من نوع النظام هو مدى توافقه مع متطلبات الهيئة.

النظام المحلي يُخزّن البيانات داخل خوادم الشركة، وهو مناسب للمؤسسات التي تتطلب خصوصية عالية.
أما النظام السحابي فيُعد أكثر مرونة من حيث الوصول من أي مكان، وتحديث الفواتير أو إرسالها مباشرة للهيئة بسهولة.

في كلتا الحالتين يجب أن يتمتع البرنامج بالأمان الكامل، وأن يُصدر الفواتير بصيغة معتمدة ويتيح الربط التقني مع أنظمة الهيئة.

كيف تختار البرنامج المناسب للفوترة الإلكترونية؟

عند اختيار برنامج فوترة إلكترونية، يجب على المنشأة مراعاة عدة عوامل لضمان الامتثال وسهولة الاستخدام، أهمها:

التوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

سهولة الربط مع أنظمة الهيئة.

إمكانية إصدار كل من الفواتير الضريبية والمبسطة.

دعم اللغة العربية والعملة المحلية (الريال السعودي).

القدرة على إضافة التوقيع الرقمي ورمز QR تلقائياً.

سهولة الاستخدام وتوفير الدعم الفني المستمر.

القدرة على التوسع والتحديث لتلبية متطلبات المراحل المستقبلية.

اختيار النظام الصحيح لا يحمي المنشأة فقط من المخالفات، بل يوفر أيضاً دقة في البيانات المحاسبية وسرعة في إدارة العمليات اليومية.

هل يمكن تعديل برنامج محاسبة قديم ليصبح متوافقاً؟

في بعض الحالات، يمكن تحديث أو تعديل برامج المحاسبة القديمة لتصبح متوافقة مع متطلبات الفوترة الإلكترونية.
يحدث ذلك عن طريق إضافة خصائص مثل:

تصدير الفواتير بصيغة XML أو PDF/A-3.

تضمين رمز QR في كل فاتورة.

إضافة التوقيع الرقمي.

تمكين الربط مع واجهات برمجة التطبيقات (API) الخاصة بالهيئة.

لكن هذه العملية تتطلب خبرة تقنية ومراجعة دقيقة لضمان أن النظام المعدل يتوافق تماماً مع معايير الهيئة، لأن أي نقص في أحد المتطلبات قد يؤدي إلى رفض الفواتير.

لذلك، يُفضل في معظم الحالات الانتقال إلى نظام معتمد مسبقاً أو التعاقد مع مزود خدمة معتمد لضمان الامتثال الكامل.

ما دور مزودي الخدمة في الفوترة الإلكترونية؟

مزودو الخدمة هم الشركات التي تقدم حلول الفوترة الإلكترونية المعتمدة.
وهم يلعبون دوراً محورياً في دعم المنشآت الصغيرة والمتوسطة على وجه الخصوص، لأنهم يقدمون أنظمة جاهزة متوافقة مع متطلبات الهيئة.

تساعد هذه الأنظمة في:

إنشاء الفواتير إلكترونياً بسهولة.

التحقق من البيانات آلياً.

إرسال الفواتير إلى الهيئة بشكل مباشر.

إدارة الفواتير وإشعارات الدائن والمدين.

حفظ السجلات وفق اللوائح.

وجود مزود خدمة معتمد يوفر على المنشأة الجهد والوقت والتكلفة التقنية لتطوير نظامها الخاص.

نصائح للمنشآت قبل اعتماد أي نظام فوترة

التأكد من أن البرنامج متوافق رسمياً مع متطلبات الهيئة.

طلب نسخة تجريبية واختبار الأداء والربط مع الهيئة.

تدريب الموظفين على استخدام النظام الجديد.

مراجعة الفواتير الصادرة للتأكد من احتوائها على جميع العناصر الإلزامية.

حفظ نسخة احتياطية من الفواتير بصفة منتظمة.

متابعة التحديثات التقنية التي تصدرها الهيئة بخصوص مراحل الفوترة.

هذه الخطوات تضمن الانتقال السلس إلى الفوترة الإلكترونية وتجنب أي مشاكل مستقبلية.

فوائد استخدام برنامج معتمد للفوترة الإلكترونية

اعتماد نظام فوترة إلكترونية متوافق لا يُعد مجرد التزام قانوني، بل يوفر للمنشأة العديد من الفوائد مثل:

زيادة الدقة في العمليات المحاسبية.

تسهيل عمليات المراجعة والتدقيق الضريبي.

تقليل الأخطاء البشرية والفواتير المزيفة.

تحسين صورة المنشأة أمام العملاء والجهات الرسمية.

تعزيز الثقة والشفافية في التعاملات التجارية.

كما أن البرامج الحديثة توفر لوحات تحكم تحليلية تساعد في تتبع المبيعات والمشتريات والضرائب بشكل فوري.

مستقبل الفوترة الإلكترونية في المملكة

الفوترة الإلكترونية ليست مجرد نظام مؤقت، بل هي خطوة استراتيجية ضمن مسار التحول الرقمي في المملكة.
ومع مرور الوقت ستشهد المنظومة تطويرات إضافية تشمل التكامل مع الأنظمة البنكية، والتجارة الإلكترونية، ومؤسسات الدفع الإلكتروني، مما يجعل الفواتير الإلكترونية جزءاً أساسياً من دورة الأعمال اليومية في كل القطاعات.

كما ستتيح التطورات التقنية للهيئة إمكانية تحليل البيانات الضريبية آلياً للكشف عن المخالفات أو الأنشطة المشبوهة بشكل أسرع وأكثر دقة.

من الواضح أن استخدام أي برنامج محاسبة لإصدار الفواتير الإلكترونية ليس أمراً ممكناً إلا إذا كان هذا البرنامج متوافقاً مع معايير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
الالتزام بهذه المتطلبات ليس فقط لتجنب الغرامات، بل أيضاً لتحقيق الكفاءة والشفافية في التعاملات التجارية.

البرامج المعتمدة للفوترة الإلكترونية توفر مزايا كبيرة للمنشآت، بدءاً من دقة البيانات وحتى تحسين العلاقة مع الجهات الضريبية.
ولذلك، على كل منشأة التأكد من أن نظامها المحاسبي الحالي يفي بكل المتطلبات، أو التوجه نحو برنامج معتمد يقدم تجربة آمنة ومتكاملة في إصدار الفواتير الإلكترونية.

في النهاية، يمكن القول إن الفوترة الإلكترونية ليست مجرد التزام نظامي بل هي استثمار ذكي في مستقبل الأعمال بالمملكة، وهي خطوة تعزز من التنافسية، وتضمن للمنشآت الاستقرار والامتثال في بيئة اقتصادية رقمية متكاملة.