هل يمكن التراجع أو تعديل الفاتورة الإلكترونية بعد الإصدار؟

هل يمكن التراجع أو تعديل الفاتورة الإلكترونية بعد الإصدار؟

منذ بدء تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ظهرت العديد من الأسئلة لدى أصحاب الأعمال والمحاسبين حول كيفية التعامل مع الفواتير بعد إصدارها. ومن أكثر هذه الأسئلة شيوعًا هو: هل يمكن التراجع أو تعديل الفاتورة الإلكترونية بعد إصدارها؟

هذا السؤال يحمل أهمية كبيرة، لأن أي خطأ في الفاتورة قد يؤثر على التقارير الضريبية والمطابقة مع الهيئة. لذلك، من الضروري فهم القواعد التي تحكم تعديل أو إلغاء الفاتورة الإلكترونية، والطرق النظامية التي يمكن من خلالها تصحيح الأخطاء دون الوقوع في مخالفات.

في هذا المقال، سنوضح بالتفصيل متى يمكن التعديل أو التراجع عن الفاتورة الإلكترونية، وما هي الآليات النظامية لذلك، وما العقوبات المترتبة على الإلغاء أو التعديل غير النظامي، مع استعراض أفضل الممارسات لتجنب الأخطاء عند إصدار الفواتير.

أولًا: ماهي الفاتورة الإلكترونية وما الذي يميزها عن الفاتورة الورقية؟

الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة رقمية تُصدر وتُرسل وتُحفظ إلكترونيًا عبر نظام فوترة معتمد من الهيئة، وفق صيغة محددة (XML أو PDF/A-3)، وتتضمن رمزًا فريدًا يسمى (UUID) يضمن سلامة الفاتورة وعدم التلاعب بها.

بعكس الفواتير الورقية التي يمكن تعديلها يدويًا، فإن الفواتير الإلكترونية تُعتبر وثيقة قانونية ثابتة بمجرد إصدارها وإرسالها للهيئة. أي أن عملية “التعديل” عليها لا تتم بالطريقة التقليدية، وإنما من خلال آليات محددة مثل إصدار إشعار دائن أو إشعار مدين.

إقرأ أيضا:ما هي مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية؟

ثانيًا: لماذا لا يمكن تعديل الفاتورة الإلكترونية مباشرة بعد إصدارها؟

عندما تُصدر الفاتورة الإلكترونية عبر النظام المعتمد، يتم إرسال نسخة منها بشكل تلقائي إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
في هذه المرحلة، تُصبح الفاتورة جزءًا من السجل الضريبي الرسمي، وتحمل توقيعًا رقميًا ورقمًا تعريفيًا فريدًا لا يمكن تغييره.

لذلك، لا يمكن تعديل أو حذف الفاتورة بعد إصدارها مباشرة، لأن ذلك سيُعتبر تلاعبًا في الوثائق الضريبية.
لكن الهيئة أتاحت حلولًا نظامية تتيح تصحيح الأخطاء بطريقة قانونية، تضمن دقة السجلات دون الإخلال بمصداقية النظام.

ثالثًا: متى يمكن تعديل أو التراجع عن الفاتورة الإلكترونية؟

يمكن تعديل أو التراجع عن الفاتورة الإلكترونية فقط في الحالات التالية:

عند وجود خطأ في البيانات مثل الاسم، الرقم الضريبي، أو تفاصيل السلعة أو الخدمة.

في حال إلغاء العملية التجارية نفسها بعد إصدار الفاتورة (على سبيل المثال، إرجاع البضاعة أو إلغاء الطلب).

عند اكتشاف فروقات في السعر أو الكمية بعد الإصدار.

في حال تم احتساب ضريبة القيمة المضافة بشكل خاطئ.

وفي جميع هذه الحالات، لا يتم تعديل الفاتورة نفسها، بل يتم إصدار إشعار دائن أو مدين يربط بالفاتورة الأصلية لتوضيح التعديل أو التصحيح.

رابعًا: الفرق بين إشعار دائن وإشعار مدين

1. الإشعار الدائن (Credit Note)

يُستخدم عندما يتم تخفيض القيمة الإجمالية للفاتورة الأصلية، مثل:

إقرأ أيضا:ما هي متطلبات الأرشفة للفاتورة الإلكترونية في السعودية؟

استرجاع البضائع من العميل.

خصم إضافي بعد البيع.

إلغاء جزء من الفاتورة الأصلية.

في هذه الحالة، يصدر البائع إشعارًا دائنًا يحتوي على نفس بيانات الفاتورة الأصلية، مع ذكر سبب التعديل، ويتم ربطه بها إلكترونيًا عبر النظام.

2. الإشعار المدين (Debit Note)

يُستخدم عندما يتم زيادة قيمة الفاتورة الأصلية، مثل:

إضافة رسوم إضافية لم يتم احتسابها سابقًا.

تصحيح خطأ أدى إلى تقليل المبلغ في الفاتورة الأصلية.

ويتم كذلك ربط الإشعار المدين بالفاتورة الأصلية، ليتمكن النظام من تعديل إجمالي القيمة الإجمالية للصفقة بشكل نظامي.

خامسًا: الخطوات النظامية لتعديل أو التراجع عن الفاتورة الإلكترونية

عند اكتشاف خطأ بعد إصدار الفاتورة، يُنصح باتباع الخطوات التالية:

التحقق من نوع الخطأ (هل هو خطأ في البيانات أم في المبلغ أم في الضريبة).

تحديد ما إذا كان التعديل بالزيادة أو النقص، لتحديد نوع الإشعار المناسب (دائن أو مدين).

إصدار الإشعار من خلال نظام الفوترة الإلكتروني المعتمد وليس يدويًا.

ربط الإشعار بالفاتورة الأصلية عبر الرقم الفريد (UUID).

إرسال الإشعار إلى الهيئة إلكترونيًا ليتم توثيقه.

تسليم نسخة من الإشعار للعميل لتحديث سجلاته أيضًا.

إقرأ أيضا:ما هي الغرامات على عدم الالتزام بالفاتورة الإلكترونية؟

هذه الخطوات تضمن التزام المنشأة بالقواعد الرسمية وتمنعها من الوقوع في مخالفة.

سادسًا: أمثلة عملية على تعديل الفواتير الإلكترونية

المثال الأول:

شركة باعت 100 قطعة بسعر 100 ريال لكل قطعة، ولكن بعد الإصدار اكتشفت أن السعر الصحيح هو 95 ريال.
في هذه الحالة، تصدر الشركة إشعارًا دائنًا لتقليل القيمة الإجمالية للفاتورة.

المثال الثاني:

تم إصدار فاتورة بدون إضافة رسوم الشحن (50 ريالًا) بالخطأ.
في هذه الحالة، تصدر الشركة إشعارًا مدينًا لإضافة هذه القيمة إلى الفاتورة الأصلية.

المثال الثالث:

تم إلغاء صفقة بعد إصدار الفاتورة بسبب إلغاء الطلب من العميل.
هنا يجب إصدار إشعار دائن بقيمة الفاتورة كاملة مع توضيح سبب الإلغاء.

سابعًا: ما لا يجوز فعله عند تعديل الفاتورة الإلكترونية

لا يجوز حذف الفاتورة الأصلية من النظام بعد إصدارها.

لا يجوز تعديل بياناتها مباشرة أو تغيير قيمها دون إصدار إشعار رسمي.

لا يجوز إصدار فاتورة جديدة بديلة دون إلغاء السابقة بطريقة نظامية.

لا يجوز تغيير رقم الفاتورة الأصلية أو رمزها الفريد (UUID).

لا يجوز التلاعب بالتواريخ أو إعادة الإصدار دون مبرر واضح.

هذه التصرفات تُعد مخالفات صريحة لأنظمة الهيئة وقد تُعرّض المنشأة للعقوبات.

ثامنًا: العقوبات المترتبة على التعديل أو الإلغاء غير النظامي

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تفرض عقوبات مالية وإجرائية على المنشآت التي تقوم بتعديل أو إلغاء الفواتير الإلكترونية بطريقة غير نظامية، وتشمل:

غرامات مالية قد تصل إلى 50,000 ريال في حال التلاعب في بيانات الفواتير.

إيقاف النظام الإلكتروني المستخدم للفوترة لحين تصحيح المخالفة.

التدقيق الإضافي من الهيئة على جميع الفواتير السابقة.

إلغاء الاعتماد الضريبي المؤقت للمكلف في حالات التكرار أو التلاعب.

لهذا السبب، من الضروري أن تتم جميع عمليات التعديل من خلال الأدوات الرسمية داخل النظام المعتمد فقط.

تاسعًا: الفرق بين “إلغاء الفاتورة” و”إصدار إشعار دائن”

يخلط البعض بين إلغاء الفاتورة وإصدار إشعار دائن، لكن الفرق بينهما واضح من الناحية النظامية:

إلغاء الفاتورة: يمكن فقط قبل إرسالها إلى الهيئة، أي أثناء مرحلة “المسودة”. بعد الإرسال لا يمكن الإلغاء.

إصدار إشعار دائن: يتم بعد إرسال الفاتورة وتسجيلها رسميًا، ويُستخدم لتخفيض القيمة أو تصحيح خطأ.

بمعنى آخر، إذا كانت الفاتورة لم تُرسل بعد، يمكن التراجع عنها. أما بعد الإرسال، فالحل الوحيد هو الإشعار الدائن أو المدين.

عاشرًا: متى يُسمح بإعادة إصدار الفاتورة الإلكترونية؟

في بعض الحالات، يمكن إصدار فاتورة جديدة بدلًا من السابقة، لكن بشروط صارمة:

يجب إصدار إشعار دائن يلغي الفاتورة السابقة أولًا.

ثم إصدار الفاتورة الجديدة بالبيانات الصحيحة.

يجب أن تكون كلتا الفاتورتين موثقتين في النظام ومربوطتين ببعضهما.

هذا الإجراء يُستخدم عادة في حالات الأخطاء الجذرية التي لا يمكن تصحيحها بالإشعار فقط.

الحادي عشر: أفضل الممارسات لتجنب أخطاء الفواتير الإلكترونية

مراجعة البيانات بدقة قبل الإصدار.

تدريب الموظفين على النظام الإلكتروني وطريقة استخدامه.

تفعيل خاصية المراجعة المزدوجة بحيث تتم مراجعة الفاتورة من أكثر من شخص قبل إرسالها.

استخدام أنظمة فوترة معتمدة وموثوقة تتوافق مع متطلبات الهيئة.

تفعيل الإشعارات والتنبيهات التلقائية عند اكتشاف أي خطأ في النظام.

تسجيل كل عملية تعديل أو إصدار إشعار لتوثيق الشفافية.

الثاني عشر: كيف تساعد الأنظمة الإلكترونية الحديثة في إدارة التعديلات؟

الأنظمة المعتمدة من الهيئة توفر مزايا متقدمة تساعد المنشآت في إدارة الفواتير والتعديلات بسهولة، مثل:

التكامل مع نظام الهيئة مباشرة (API Integration).

إصدار إشعارات مدينة ودائنة تلقائيًا عند اكتشاف الخطأ.

إرسال تقارير مطابقة شهرية للهيئة.

حفظ جميع السجلات بشكل آمن وسهل الاسترجاع.

بعض الأنظمة أيضًا تتيح خاصية “التدقيق الآلي” للفواتير قبل إرسالها، مما يقلل من احتمالية الوقوع في الأخطاء.

الثالث عشر: دور الهيئة في تنظيم عمليات التعديل

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تتابع عن كثب عمليات إصدار وتعديل الفواتير الإلكترونية. وهي لا تسمح بأي تعديل إلا إذا تم عبر القنوات النظامية.
وتلزم المكلفين بما يلي:

الاحتفاظ بسجل إلكتروني كامل لكل إشعار صادر أو فاتورة معدلة.

تقديم الفواتير والإشعارات عند الطلب خلال فترة المراجعة الضريبية.

توضيح أسباب التعديل بدقة في كل إشعار صادر.

بهذا الشكل، تضمن الهيئة الشفافية الكاملة في جميع التعاملات التجارية والضريبية.

الرابع عشر: أسئلة شائعة

هل يمكن تعديل الفاتورة الإلكترونية بعد إرسالها للهيئة؟

لا يمكن تعديلها مباشرة، لكن يمكن إصدار إشعار دائن أو مدين لتصحيحها.

هل يمكن إلغاء الفاتورة نهائيًا بعد الإرسال؟

لا، إلا إذا تم إصدار إشعار دائن كامل يلغى قيمتها.

هل يؤثر الإشعار الدائن أو المدين على الإقرار الضريبي؟

نعم، يتم احتسابه تلقائيًا في الإقرار الضريبي للفترة ذاتها أو اللاحقة حسب تاريخ الإصدار.

هل تحتاج موافقة العميل على الإشعار؟

في الغالب يتم إشعار العميل إلكترونيًا من النظام، لكن من الأفضل الحصول على تأكيد منه للحفاظ على الشفافية.

 

التعامل مع الفواتير الإلكترونية بعد إصدارها يتطلب وعيًا نظاميًا دقيقًا، لأن أي تعديل أو حذف غير مشروع قد يعرض المنشأة لمشكلات قانونية وغرامات مالية.
القواعد واضحة:

لا يمكن تعديل الفاتورة بعد إصدارها.

يمكن فقط تصحيحها عبر إشعار دائن أو مدين.

يجب أن يتم كل ذلك عبر النظام الإلكتروني المعتمد وتوثيقه لدى الهيئة.

بذلك، تضمن المنشأة سلامة تعاملاتها وامتثالها الكامل للأنظمة، وتُحافظ على مصداقيتها أمام عملائها والهيئة على حد سواء.

وفي نهاية الأمر، يمكن القول إن نجاح إدارة الفواتير الإلكترونية لا يعتمد فقط على التكنولوجيا، بل على الالتزام بالأنظمة والتدريب المستمر لضمان سير العمليات المالية والضريبية بسلاسة ودون مخالفات.