ما هي خطوات الربط مع منصة “فَاتورة” لإرسال الفاتورة؟

ما هي خطوات الربط مع منصة “فَاتورة” لإرسال الفاتورة؟

شهدت المملكة العربية السعودية خلال السنوات الأخيرة تحولًا رقميًا كبيرًا في جميع القطاعات، وكان من أبرز هذه التحولات تطبيق نظام الفواتير الإلكترونية الذي تشرف عليه هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. يأتي هذا النظام ضمن أهداف رؤية السعودية 2030 الرامية إلى بناء اقتصاد رقمي متكامل يسهل المعاملات التجارية ويرفع من كفاءة الامتثال الضريبي.

ومن بين الأدوات والأنظمة المعتمدة في هذا المجال، برزت منصة “فَاتورة” (FATOORA) كأحد الحلول الرقمية المعتمدة لربط المنشآت بالهيئة وإرسال الفواتير الإلكترونية بشكل آلي وسلس. المنصة تمثل البوابة الرسمية لتبادل الفواتير الإلكترونية بين المكلفين والهيئة، وتعمل وفق معايير تقنية دقيقة تضمن الأمان، الموثوقية، وسهولة الاستخدام.

في هذا المقال سنتناول شرحًا تفصيليًا لخطوات الربط مع منصة فَاتورة لإرسال الفواتير الإلكترونية، مع توضيح متطلبات الربط، مراحل التنفيذ، والفوائد التي تحققها المنشآت من خلال هذا النظام، وذلك بأسلوب مبسط وواضح يناسب جميع الفئات من أصحاب المنشآت الصغيرة والمتوسطة إلى الشركات الكبرى.

أولًا: ما هي منصة “فَاتورة” (FATOORA)؟

منصة فَاتورة هي منصة إلكترونية أطلقتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية، بهدف تمكين المكلفين من إصدار، وإرسال، وحفظ الفواتير الإلكترونية بطريقة آمنة ومطابقة للمعايير المعتمدة من الهيئة.

إقرأ أيضا:ما هي العواقب الضريبية لإلغاء الفاتورة الإلكترونية؟

تُعتبر المنصة حلقة الوصل بين نظام الفوترة الداخلي لدى المنشأة وبين الهيئة، حيث تقوم:

باستقبال الفواتير الصادرة من الأنظمة المحاسبية الخاصة بالمنشآت.

التحقق من صحة البيانات.

ثم إرسالها وتوثيقها إلكترونيًا لدى الهيئة.

وتُستخدم المنصة سواء من خلال واجهة المستخدم (Portal) أو عبر التكامل المباشر (API Integration) بين أنظمة المنشأة ومنصة الهيئة.

ثانيًا: أهمية الربط مع منصة “فَاتورة”

الربط مع منصة فَاتورة يُعد خطوة أساسية في مرحلة الربط والتكامل (Integration Phase) من مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية في المملكة.
ويُعتبر هذا الربط إلزاميًا لجميع المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة، لضمان الامتثال الكامل لمتطلبات الهيئة.

تتمثل أهمية الربط في ما يلي:

إرسال الفواتير مباشرة إلى الهيئة دون الحاجة لأي تدخل يدوي.

ضمان التزام الفواتير بالمعايير التقنية والضريبية المعتمدة.

تسهيل عمليات المراجعة الضريبية من خلال توثيق كل فاتورة إلكترونيًا.

الحد من الأخطاء والتلاعب في الفواتير.

تحسين سرعة إصدار الفواتير واستلامها بين المورد والمشتري.

بمعنى آخر، الربط مع المنصة لا يُعد مجرد إجراء فني، بل هو التزام قانوني وتنظيمي يضمن الشفافية والموثوقية في العمليات التجارية.

ثالثًا: متطلبات الربط مع منصة “فَاتورة”

قبل البدء في عملية الربط، يجب على المنشأة التأكد من توفر مجموعة من المتطلبات التقنية والتنظيمية التي تؤهلها لإتمام العملية بنجاح.

إقرأ أيضا:ما الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة؟

1. التسجيل في ضريبة القيمة المضافة

يجب أن تكون المنشأة مسجلة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وتمتلك رقم تسجيل ضريبي فعّال، إذ إن الربط لا يمكن إتمامه إلا بعد التحقق من هوية المكلف عبر بيانات التسجيل.

2. وجود نظام فوترة إلكتروني معتمد

يُشترط أن تستخدم المنشأة نظامًا محاسبيًا أو برمجيًا قادرًا على:

إصدار الفواتير بصيغة XML أو PDF/A-3.

توليد رمز الاستجابة السريعة (QR Code).

تطبيق التوقيع الرقمي (Digital Signature).

التواصل مع واجهة برمجة التطبيقات الخاصة بالهيئة (API).

3. الحصول على شهادة توقيع رقمي

وهي شهادة رقمية تستخدم لتوثيق هوية المنشأة وتشفير الفواتير الصادرة، وتُعتبر من أهم متطلبات الأمان في نظام الفوترة الإلكترونية.

4. إنشاء حساب في بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

من خلال هذا الحساب يتم الوصول إلى المنصة وإدارة إعدادات الربط، كما يمكن متابعة حالة الفواتير المرسلة والمستلمة.

5. إعداد بيئة تقنية متكاملة

يجب أن تتوافر بيئة تقنية متوافقة مع معايير الأمان السيبراني المعتمدة، بما في ذلك:

شبكة إنترنت مستقرة.

خادم (Server) آمن.

نظام نسخ احتياطي دوري لحفظ البيانات.

رابعًا: خطوات الربط مع منصة “فَاتورة” لإرسال الفواتير الإلكترونية

عملية الربط تمر بعدة مراحل منظمة، تهدف إلى التأكد من سلامة البيانات ودقة التكامل بين نظام المنشأة والمنصة. فيما يلي الخطوات التفصيلية للربط:

إقرأ أيضا:هل يمكن استخدام أي برنامج محاسبة للفاتورة الإلكترونية؟

الخطوة الأولى: الدخول إلى بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

الدخول إلى موقع الهيئة الرسمي: zatca.gov.sa.

تسجيل الدخول عبر حساب المنشأة باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور المسجلة في الخدمات الإلكترونية.

من لوحة التحكم، اختيار خدمة الفواتير الإلكترونية (FATOORA).

بعد الدخول، ستظهر للمستخدم صفحة إعدادات الربط التي تتضمن المفاتيح التقنية الخاصة بالتكامل.

الخطوة الثانية: تحديد طريقة الربط المناسبة

تتيح المنصة خيارين رئيسيين للتكامل:

الربط اليدوي (من خلال البوابة الإلكترونية)
يستخدم هذا الخيار المنشآت الصغيرة التي تُصدر عددًا محدودًا من الفواتير يوميًا.
يمكن من خلاله رفع الفواتير يدويًا بصيغة XML أو PDF/A-3 بعد توقيعها رقميًا.

الربط الآلي (API Integration)
وهو الخيار الأنسب للشركات والمتاجر الإلكترونية وأنظمة المحاسبة المتقدمة.
يتم من خلال واجهة برمجة التطبيقات (API) التي تربط نظام المنشأة مباشرة بمنصة فَاتورة لإرسال الفواتير آليًا فور إصدارها.

الخطوة الثالثة: الحصول على مفاتيح الربط (API Keys)

بعد تحديد نوع الربط، يتم:

توليد مفتاح عمومي وآخر خاص عبر بوابة الهيئة.

استخدام هذه المفاتيح لتوثيق الاتصال بين النظامين.

حفظ المفاتيح في النظام الداخلي بأمان، لأنها ضرورية لكل عملية إرسال أو تحقق من الفواتير.

الخطوة الرابعة: إعداد بيئة الاختبار (Sandbox Environment)

قبل تفعيل الربط في بيئة العمل الفعلية، تتيح الهيئة للمكلفين تجربة الربط عبر بيئة اختبارية (Sandbox).

تهدف هذه الخطوة إلى التأكد من:

صحة تكوين النظام.

توافق الفواتير مع متطلبات الهيئة.

نجاح إرسال واستلام الفواتير إلكترونيًا.

إذا تم اجتياز الاختبارات بنجاح، يتم اعتماد النظام للربط الفعلي.

الخطوة الخامسة: توليد التوقيع الرقمي للفواتير

وفق متطلبات الفاتورة الإلكترونية في السعودية، يجب أن تتضمن كل فاتورة:

توقيعًا رقميًا فريدًا يثبت هوية المنشأة.

رمز QR يحتوي على بيانات الفاتورة الأساسية (اسم المورد، الرقم الضريبي، المجموع، قيمة الضريبة…).

يقوم النظام الداخلي بتوليد هذه العناصر تلقائيًا عبر شهادة التوقيع الرقمي التي حصلت عليها المنشأة.

الخطوة السادسة: إرسال الفواتير إلكترونيًا عبر منصة “فَاتورة”

بعد إعداد النظام والتأكد من جاهزية الربط، تبدأ المنشأة في إرسال الفواتير إلكترونيًا باتباع ما يلي:

إصدار الفاتورة من النظام الداخلي.

تحويلها تلقائيًا إلى صيغة XML أو PDF/A-3.

توقيعها رقميًا.

إرسالها إلى منصة فَاتورة عبر واجهة API.

استلام إشعار (Acknowledgment) من الهيئة يفيد بقبول الفاتورة أو رفضها.

في حال القبول، تُعتبر الفاتورة موثقة رسميًا ومُعتمدة من الهيئة.

الخطوة السابعة: حفظ وأرشفة الفواتير إلكترونيًا

بعد اعتماد الفواتير، يجب على المنشأة حفظ نسخة إلكترونية منها لمدة لا تقل عن ست سنوات وفق متطلبات الهيئة.
يمكن حفظها على خوادم محلية أو أنظمة تخزين سحابي آمنة، بشرط الحفاظ على سريتها وسهولة الوصول إليها عند الحاجة.

خامسًا: الأخطاء الشائعة أثناء الربط وكيفية تفاديها

رغم وضوح الإجراءات، إلا أن بعض المنشآت قد تواجه مشكلات أثناء عملية الربط. ومن أبرز الأخطاء الشائعة:

إدخال رقم ضريبي غير صحيح.
الحل: التأكد من تطابق الرقم المسجل مع بيانات الهيئة.

استخدام صيغة غير معتمدة للفواتير.
الحل: الالتزام بصيغة XML أو PDF/A-3 فقط.

عدم توليد التوقيع الرقمي بشكل صحيح.
الحل: استخدام شهادة رقمية معتمدة من مزود مرخص.

أخطاء في الاتصال عبر API.

الحل: مراجعة إعدادات الشبكة، وتحديث مفاتيح الربط عند الحاجة.

عدم اختبار النظام في بيئة Sandbox.
الحل: تجربة الربط قبل التشغيل الفعلي لتفادي الرفض أو الأخطاء.

سادسًا: مميزات الربط مع منصة “فَاتورة”

الربط مع منصة فَاتورة يقدم للمنشآت مزايا متعددة تتجاوز مجرد الامتثال الضريبي، وتشمل:

تحسين الكفاءة التشغيلية عبر أتمتة عمليات إصدار وإرسال الفواتير.

تسريع عملية المراجعة الضريبية بفضل الفواتير الموثقة إلكترونيًا.

تعزيز الشفافية بين المورد والمشتري من خلال الفواتير الموحدة.

تقليل التكاليف الإدارية الناتجة عن الطباعة والحفظ الورقي.

الحماية من التلاعب أو التزوير بفضل التوقيع الرقمي والتشفير.

إمكانية تتبع المعاملات المالية بشكل دقيق لحظة بلحظة.

سابعًا: تجربة المستخدم بعد الربط

بعد إتمام الربط مع المنصة، ستلاحظ المنشأة تغيرًا جذريًا في أسلوب العمل، حيث:

يتم إصدار الفواتير بشكل أسرع.

تُرسل البيانات إلى الهيئة تلقائيًا دون تدخل يدوي.

يمكن التحقق من حالة كل فاتورة (مقبولة – مرفوضة – قيد المراجعة) من لوحة التحكم.

يتم توليد تقارير دورية تساعد في إعداد الإقرارات الضريبية بسهولة.

هذه التجربة الرقمية تجعل عملية الامتثال الضريبي أكثر سلاسة وتقلل من الأخطاء البشرية.

ثامنًا: دور الهيئة في دعم المكلفين أثناء عملية الربط

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك توفر دعمًا متكاملًا للمكلفين من خلال:

مركز اتصال موحد للإجابة على استفسارات الربط والفواتير.

أدلة إرشادية تفصيلية تشرح المتطلبات التقنية.

ورش عمل تدريبية ودورات إلكترونية لتأهيل المنشآت.

دعم فني عبر البريد الإلكتروني أو تذاكر الدعم لحل أي مشكلات تقنية.

كل هذه الخدمات تهدف إلى تسهيل التزام المكلفين وضمان نجاح التحول الرقمي في الفواتير.

تاسعًا: الآثار الإيجابية للربط على الاقتصاد الوطني

نظام الربط عبر منصة فَاتورة لا يخدم فقط المنشآت، بل يحقق أهدافًا وطنية مهمة مثل:

رفع كفاءة التحصيل الضريبي.

مكافحة التهرب الضريبي والتزوير.

توفير بيانات دقيقة عن النشاط الاقتصادي.

تحسين بيئة الأعمال في المملكة.

جذب الاستثمارات المحلية والدولية من خلال تعزيز الشفافية.

وبذلك يُعتبر النظام أحد الركائز الأساسية لتحقيق التحول الرقمي الكامل في إدارة الضرائب بالمملكة.

عاشرًا: مستقبل الفواتير الإلكترونية ومنصة “فَاتورة”

مع استمرار التطور التقني، ستشهد المنصة في السنوات القادمة تحسينات إضافية تشمل:

دمج تقنيات الذكاء الاصطناعي لتحليل الفواتير والتنبؤ بالمخالفات.

تطوير أدوات التقارير الذكية لتقديم إحصاءات دقيقة للمنشآت.

تسهيل التكامل مع منصات المحاسبة السحابية العالمية.

تعزيز مستوى الأمان السيبراني وحماية البيانات.

كل ذلك يجعل منصة فَاتورة خطوة متقدمة نحو بناء منظومة مالية رقمية ذكية متكاملة في المملكة.

 

الربط مع منصة “فَاتورة” لإرسال الفواتير الإلكترونية ليس مجرد إجراء فني، بل هو جزء أساسي من رحلة التحول الرقمي في المملكة العربية السعودية.
من خلال هذا الربط، تتمكن المنشآت من إصدار فواتير دقيقة، آمنة، ومعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بشكل لحظي.

العملية، رغم ما تتطلبه من إعداد تقني وتنظيمي، تمنح المنشآت فوائد لا حصر لها، أبرزها:

الامتثال الكامل لمتطلبات الفاتورة الإلكترونية.

سهولة المراجعة والتدقيق الضريبي.

الحد من الأخطاء والتلاعب.

وتحقيق الشفافية بين أطراف المعاملات التجارية.

ومع استمرار التطور في منصة “فَاتورة”، تتجه المملكة نحو مستقبل رقمي أكثر استقرارًا وعدالة، يُحقق الكفاءة الاقتصادية ويعزز الثقة بين الهيئة والمكلفين، في إطار رؤية طموحة لبناء اقتصاد سعودي حديث قائم على البيانات والتقنية.