كيف يتم التعامل مع الفواتير الواردة إلكترونيًا؟

كيف يتم التعامل مع الفواتير الواردة إلكترونيًا؟

في ظل التحول الرقمي المتسارع الذي تشهده المملكة العربية السعودية في مختلف المجالات، أصبحت الفواتير الإلكترونية جزءًا أساسيًا من المنظومة المالية الحديثة التي تسعى إلى تعزيز الشفافية، وتحسين كفاءة العمليات التجارية، وضمان الامتثال الكامل للأنظمة الضريبية التي وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. التعامل مع الفواتير الواردة إلكترونيًا لم يعد خيارًا بل أصبح التزامًا نظاميًا على المنشآت بجميع أحجامها. في هذا المقال سنتناول بالتفصيل كيف يتم التعامل مع الفواتير الواردة إلكترونيًا، بدءًا من استلامها وحتى تسجيلها في النظام المحاسبي، مع توضيح أفضل الممارسات والإجراءات التي يجب اتباعها لضمان دقة البيانات وسلامة الامتثال.

أولًا: مفهوم الفاتورة الواردة إلكترونيًا

الفواتير الواردة إلكترونيًا هي تلك الفواتير التي تتلقاها المنشأة من موردين أو جهات خارجية عبر نظام إلكتروني معتمد يتيح التبادل المباشر للبيانات وفق صيغة محددة ومعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وتختلف هذه الفواتير عن الفواتير الورقية أو التقليدية في كونها تصدر وتستلم وتُعالج إلكترونيًا بالكامل دون الحاجة إلى أي تدخل يدوي أو طباعة.

يتم إصدار هذه الفواتير من خلال أنظمة متكاملة مرتبطة بمنصة “فاتورة” أو عبر حلول إلكترونية متوافقة مع متطلبات الهيئة، مما يضمن أن تكون جميع البيانات الواردة في الفاتورة صحيحة ومطابقة للمعايير التقنية والضريبية المفروضة.

إقرأ أيضا:ما هي شروط اعتماد نظام الفاتورة الإلكترونية للمحاسبة؟

ثانيًا: الخطوة الأولى – استلام الفواتير الإلكترونية

عند استلام الفواتير الواردة إلكترونيًا، يجب أن يكون لدى المنشأة نظام متكامل قادر على استقبال هذه الفواتير من الموردين بطريقة آمنة وموثوقة. يتم ذلك عادةً عبر:

نظام إدارة الفواتير الإلكتروني الذي يربط الموردين والمشترين في بيئة رقمية موحدة.

التكامل مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بحيث يتم التحقق من صحة الفواتير الواردة قبل قبولها.

البريد الإلكتروني الرسمي أو بوابة الموردين التي تُستخدم في بعض المنشآت الصغيرة كقناة لتلقي الفواتير بصيغة إلكترونية (XML أو PDF/A-3).

ويجب على المنشأة التأكد من أن الفاتورة الواردة تتضمن رقم التعريف الضريبي (الرقم الضريبي) للمورد، بالإضافة إلى رمز QR المعتمد من الهيئة، لضمان صحتها قبل البدء بمعالجتها محاسبيًا.

ثالثًا: الخطوة الثانية – التحقق من صحة الفاتورة

قبل اعتماد أي فاتورة واردة، يجب على المنشأة تنفيذ عملية تحقق دقيقة للتأكد من أن جميع البيانات مطابقة للمعايير النظامية. تشمل هذه العملية التحقق من:

الرقم الضريبي للمورد والمشتري.

تطابق السلع أو الخدمات المدرجة مع طلبات الشراء أو العقود الموقعة.

التحقق من صحة رمز QR للتأكد من اعتماد الفاتورة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

مراجعة إجمالي المبلغ ونسبة ضريبة القيمة المضافة والتأكد من دقتها.

إقرأ أيضا:ما هي شروط اعتماد نظام الفاتورة الإلكترونية للمحاسبة؟

التحقق من الفواتير يمكن أن يتم بشكل يدوي عبر موظفي الحسابات، أو بشكل آلي عبر أنظمة إلكترونية مخصصة تقوم بمطابقة الفاتورة مع بيانات النظام الداخلي.

رابعًا: الخطوة الثالثة – اعتماد الفاتورة ومعالجتها محاسبيًا

بعد التأكد من صحة الفاتورة، يتم اعتمادها وإدخالها في النظام المحاسبي الخاص بالمنشأة. تمر الفاتورة عادة بالمراحل التالية:

التسجيل في النظام المالي بحيث يتم ربطها بحساب المورد المعني.

تحليل البنود المحاسبية للتأكد من أن كل بند تمت معالجته وفق التصنيف المناسب (تكاليف تشغيل، خدمات استشارية، مواد خام، إلخ).

تسجيل ضريبة القيمة المضافة المدفوعة ضمن السجلات المحاسبية لتسهيل عملية الإقرار الضريبي لاحقًا.

المراجعة الداخلية والموافقة النهائية من قسم المالية أو الإدارة المختصة.

خامسًا: التكامل مع نظام الفوترة الإلكترونية للهيئة

من المتطلبات الأساسية التي تفرضها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك هو أن تكون جميع الفواتير الواردة والصادرة مرتبطة بنظام الفوترة الإلكتروني المعتمد. عند استلام فاتورة واردة إلكترونيًا، يتم التحقق من صحتها من خلال واجهات التكامل (API) التي تتيح التواصل المباشر مع أنظمة الهيئة للتحقق من تسجيل الفاتورة واعتمادها رسميًا.

في حال تبين وجود خلل في الفاتورة أو مخالفة للمعايير التقنية، يمكن للمنشأة رفضها أو طلب تصحيحها من المورد قبل اعتمادها، مما يضمن أن جميع العمليات المالية تتم بشفافية كاملة.

إقرأ أيضا:ما هي خطوات الربط مع منصة “فَاتورة” لإرسال الفاتورة؟

سادسًا: حفظ وأرشفة الفواتير الواردة إلكترونيًا

من المهم أن تقوم المنشأة بحفظ وأرشفة جميع الفواتير الواردة إلكترونيًا بطريقة آمنة ومنظمة. الهيئة تشترط حفظ الفواتير الإلكترونية لمدة لا تقل عن 6 سنوات من تاريخ إصدارها أو استلامها.
تشمل أفضل ممارسات الأرشفة الإلكترونية:

حفظ الفواتير بصيغة XML أو PDF/A-3 لضمان إمكانية قراءتها ومعالجتها مستقبلاً.

استخدام أنظمة تخزين سحابية مؤمنة لضمان الحماية من الضياع أو التلاعب.

إنشاء نظام فهرسة ذكي يسهل الوصول إلى الفواتير عند الحاجة للمراجعة أو التدقيق.

سابعًا: التوافق مع متطلبات الهيئة في معالجة الفواتير

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تفرض معايير محددة في كيفية التعامل مع الفواتير الواردة إلكترونيًا، ومن أبرزها:

أن تكون الفاتورة مطابقة للهيكل الفني المعتمد من الهيئة.

احتواؤها على رمز QR لتوثيق البيانات.

إدراج الرقم الضريبي للمورد والمشتري بشكل صحيح.

تضمين تاريخ الإصدار والتوريد بشكل دقيق.

توثيق جميع العمليات من إصدار، واستلام، وتعديل، وإشعار دائن أو مدين إن وجد.

أي مخالفة لهذه المتطلبات قد تعرض المنشأة للمساءلة والغرامات النظامية.

ثامنًا: التعامل مع الإشعارات المرتبطة بالفواتير الواردة

في بعض الحالات قد يتم إصدار إشعار دائن أو مدين مرتبط بالفاتورة الواردة، إما لتصحيح خطأ في المبلغ أو تعديل كمية السلع أو الخدمات.
ويتم التعامل مع هذه الإشعارات إلكترونيًا بنفس الطريقة التي تُعالج بها الفواتير الأصلية، بحيث تُربط بالإشعار الأساسي وتُسجل في النظام المحاسبي لضمان التوافق الكامل بين الطرفين.

تاسعًا: دور التقنية في تحسين إدارة الفواتير الإلكترونية

التحول الرقمي في أنظمة الفوترة لم يقتصر فقط على الامتثال للأنظمة، بل أصبح وسيلة لرفع كفاءة العمليات وتقليل الأخطاء البشرية.
باستخدام أنظمة ERP المتكاملة (مثل SAP، Oracle، أو Zoho Books)، يمكن للمنشآت:

أتمتة عملية استلام وتحليل الفواتير.

ربط الفواتير بعمليات المشتريات والمدفوعات تلقائيًا.

تقليل الوقت المستغرق في مراجعة واعتماد الفواتير.

تعزيز دقة التقارير المالية وتحسين التخطيط المالي.

عاشرًا: أهمية الالتزام في الامتثال الضريبي

التعامل الصحيح مع الفواتير الإلكترونية الواردة يُعد من أساسيات الامتثال الضريبي في المملكة. فعدم الالتزام بالمعايير المحددة من الهيئة قد يؤدي إلى فرض غرامات مالية تصل إلى آلاف الريالات.
ومن أبرز العقوبات المحتملة:

رفض الفواتير غير المعتمدة من النظام.

غرامات مالية على الفواتير غير الصحيحة أو غير المرسلة للنظام.

تعليق التسجيل الضريبي في حال تكرار المخالفات.

لذلك، على كل منشأة أن تضمن وجود نظام رقابي داخلي يراقب جميع العمليات المتعلقة بالفواتير الإلكترونية.

حادي عشر: تحديات التعامل مع الفواتير الواردة إلكترونيًا

على الرغم من المزايا الكبيرة، إلا أن هناك بعض التحديات التي تواجه المنشآت في إدارة الفواتير الإلكترونية، منها:

صعوبة تكامل الأنظمة القديمة مع أنظمة الهيئة.

نقص الوعي التقني لدى بعض الموردين.

الحاجة إلى تدريب الموظفين على استخدام الأنظمة الحديثة.

مواجهة مشكلات فنية في التحقق أو الاتصال بالنظام المركزي.

لكن يمكن التغلب على هذه التحديات عبر الاستثمار في الأنظمة التقنية الحديثة وتدريب الكوادر البشرية بشكل دوري.

ثاني عشر: المستقبل الرقمي للفوترة في المملكة

تسعى المملكة العربية السعودية إلى تعزيز التحول الرقمي في جميع القطاعات، ومن المتوقع أن تشهد السنوات القادمة تطويرًا متزايدًا في أنظمة الفوترة الإلكترونية لتصبح أكثر ذكاءً وترابطًا.
ومن المتوقع أن تعتمد الهيئة على تقنيات الذكاء الاصطناعي وتحليل البيانات الضخمة لمراقبة الامتثال الضريبي بشكل آلي وفعال.

في النهاية، التعامل مع الفواتير الواردة إلكترونيًا هو خطوة أساسية نحو بناء بيئة مالية أكثر شفافية وكفاءة في المملكة. الالتزام بالمتطلبات الفنية والتنظيمية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك لا يضمن فقط تجنب الغرامات، بل يسهم أيضًا في تحسين أداء المنشأة المالي وتسهيل عمليات التدقيق والمراجعة.

ومع استمرار تطور أنظمة الفوترة في المملكة، فإن المنشآت التي تستثمر في التحول الرقمي وتطبيق أفضل الممارسات في إدارة الفواتير ستكون في موقع تنافسي أقوى وأكثر جاهزية لمستقبل الاقتصاد الرقمي السعودي.